چگونه از وقت درست استفاده کنیم؟ مدیریت، برنامه ریزی، موفقیت
چگونه از وقت درست استفاده کنیم؟ مدیریت، برنامه ریزی، موفقیت
نوشته: محمد مصطفى محمود /ترجمه: عبدالخالق احسان
از موضوعات مهمی که در مورد آن با متخصصین بحث و گفتگو کردم، موضوع مدیریت زمان می‌باشد؛ چرا که خیلی‌ها نمی‌توانند وقت خود را تنظیم کنند و احساس می‌نمایند که همه روزه مشغول‌اند؛ در حالی که هیچ کاری را به پیش برده نمی‌توانند؛ با وجودی که زمان، عمر انسان است که از آن به صورت مفید استفاده می‌کند یا آن را ضایع و بیهوده می‌سازد. در سطور زیر مدیریت زمان را مورد بحث قرار می‌دهیم، امید است مورد استفاده بهینه قرار گیرد.
مدیریت زمان
ویژگی های وقت:
– یگانه متاع غیر قابل تفکیکی می‌باشد که بین همگان به صورت مساوی توزیع گردیده است.
- به هیچ مقداری از پول نیازمند نیست.
- نمی‌توانیم آن را ذخیره کنیم.
- بعد از سپری شدن، نمی‌توانیم آنرا بازگردانیم.
- انسانها در بهره‌گیری از وقت موجود، باهم تفاوت دارند.
- اولین متهم در موقع ناکامی‌های ماست.
تقسیمات وقت
وقت کار:
این وقت از ساعت‌های معینی در روز تشکیل شده است، کلید فعالیت آن به مقدار وقتی که مصروف می‌باشد بستگی دارد و بیشتر مربوط به سهم گیری در به سر رساندن اهداف وظیفه می‌باشد.
وقت استراحت:
استراحت برای هر شخص مهم می‌باشد، استراحت غیر کافی باعث خطاها و ضعف توانایی و فعالیت می گردد. مثلاً: استراحت برای مدت ده دقیقه در حالت خستگی، فعالیت انسان را افزایش داده و چند برابر آن ده دقیقه می تواند، فعالیت کند.
وقت آزاد:
لازم است که وقت آزاد غیر از وقت استراحت و کار باشد؛ می توانیم از وقت آزاد به شیوه های مختلف استفاده کنیم. مثل: مطالعه، نوشته، ترجمه…
وقت بیهوده و ضایع:
عبارت از وقتی است که بی نتیجه به پایان برسد؛ این وقت با وقت آزاد فرق می‌کند.
خرافات مدیریت:
شماره ۱
اگر می توانستم روزانه مدت ۱۲ ساعت کار کنم؛ خیلی از این بیشتر پیشرفت می‌کردم.
شماره ۲
کار های زیادی دارم که لازم است انجام دهم، لذا وقت ندارم پلان‌گزاری کنم.
شماره ۳
اگر بخواهم کار را به صورت درست انجام دهم؛ باید خودم وارد عمل شوم؛ چون از همکاران خیری نیست.
شماره ۴
لازم است هر مجله و هر گزارشی که به اداره می‌رسد، بخوانم.
شماره ۵
اگر به خاطر مشکلی، موفق به انجام کاری نشوم؛ شاید در قضایای دیگر مشکل مخفی بماند.
شماره ۶
اگر برای انجام یک کار وقت زیادی را صرف کنم؛ تخصصم در آن کار افزایش میابد.
شماره ۷
من به حیث مدیر، وقتی را که برای تصمیم‌گیری‌ها صرف می‌کنم؛ سبب می‌شود که بتوانم تصمیم‌های بهتری اتخاذ کنم.
شماره ۸
مدیر فعالتری خواهم شد، اگر سیاست دروازه باز را به پیش گیرم.
شماره ۹
من خیلی مشغولم، وقت کافی برای کارهایم ندارم.
نبود مدیریت وقت است که سبب شده شما نتوانید از فرصت موجود بهترین بهره را بگیرید.
نمونه های مدیریت غیر مفید:
آن چه بیشتر وقت را ضایع می‌سازد، شیوه اداری غیر مفید می باشد.
نمونه مثالی:
- هدفش به کمال رسیدن است و آن را از زیردستان خود توقع دارد.
- وقت خود را برای اهتمام به تفصیل موضوعات ضایع ساخته و به امور کم ارزش مصروف می‌گردد.
- خود را برای حفظ شکلیات خسته می‌کند.
نمونه شتابزدگی:
- تلاش می‌کند، کارها را به سرعت انجام دهد.
- سؤال را پیش از این که سؤال شود، جواب می‌دهد و سخن دیگران را تکمیل می‌کند.
- لیستی از برنامه‌ها را بیش از حد لزوم نزد خود دارد؛ در حالی که نمی‌تواند برنامه هایش را وقت گذاری کند.
- موقعی که به افرادش مسؤولیتی را واگذار می‌کند، وقت ندارد مسایل ضروری و مورد نیاز را برایش واضح سازد.
شیوه، زیاد تلاش کن:
- مدیر از موضوع خارج شده، برای کارها مدت‌های طولانی تعیین می‌کند و زیاد پرسان می‌نماید.
- همیشه تلاش می‌کند؛ اما کمتر نتیجه می‌دهد.
شیوه قوی باش:
- مدیر سختگیر است و زمام تمام امور را هیشه در دستش دارد.
- او تحت فشار روحی قرار دارد؛ چون می‌خواهد تمام فعالیت‌ها را خودش انجام دهد.
- این مدیر عاطفی نیست.
- وقت زیادی را صرف تصحیح تصرفات کارمندانش می‌نماید.
پلان مؤفقیت آمیز
- ما نمی‌توانیم، امروز کاری را انجام دهیم؛ مگر این که مشخص کنیم که فردا به کجا می‌خواهیم برسیم. هر پلان برای تغییر و بهره‌گیری از وقت، وابسته به وضاحت اهداف می‌باشد.
- اهداف خود را مشخص کن: اهداف خویش را ثبت نموده و سپس به اهداف طولانی‌مدت و کوتاه‌مدت تقسیم کن. لازم است که بین اهداف و جدول زمانی رسیدن به اهداف، توازن برقرار گردد.
- مشخص کردن اولویت‌ها: باید ترتیب اهداف، تابع اولویت‌بندی اهداف باشد تا بین اولویت خودت؛ با رئیس، همکاران و هماهنگی بین همه تعارض ایجاد نکند. باید اولویت‌بندی‌ها متناسب با تغییرات و معلومات جدید باشد.
- تحلیل امور مهم: از تمام اهداف و امور مهم آنی، آمدنی و روتینی خویش لیستی را تهیه نموده و آنها را به سه بخش تقسیم کن. امور مهمی که نیاز به اشتراک دیگران دارد و اموری که می‌شود، اجرای آن را به دیگری سپرد و اموری که ضروری نیستند و باید فراموش شوند؛ نیز باید مشخص گردد.
انواع امور مهم و غیر مهم و چگونگی تعامل با هرکدام:
نوع اول: امور عاجل و مهم که باید برخی ازین امور عاجل و مهم را روزانه انجام داد.
نوع دوم: امور غیر عاجل و مهم ( پروژه های تطوری) که باید از فرصت‌های ایجاد شده برای این امور استفاده کرد.
نوع سوم: اعمال روتینی که شامل بیشتر کارهای روزمره ما می‌گردد و باید حساب شده به این اعمال مبادرت کنیم.
- اوقات استراحت و آرامش مشخص گردد: همانگونه که باید اولویت‌های کاری‌ات را مشخص نموده و کارهای مهم و غیر مهم را از هم جدا نمایید؛ لازم است که فرصتی را برای استراحت خویش در نظر بگیرید تا بتوانید به درستی امور مهم را انجام دهید.
- افزایش خبرگی و تخصص: باید روزانه برای افزایش آگاهی پیرامون کارت تلاش کنی تا بتوانی فعالیت‌هایت را با امور مهم توازن بخشی.
- اموری که وقت را ضایع می‌سارد، نیز باید مشخص گردد.
همچنین بخوانید :
